※歴代のホッチキス。ペーパーレス化により、過去の産物になる予定。小学生の頃から使っているキティちゃんは捨てられない。
なかなか、ペーパーレス化が進みません。
国の政策が、ペーパーレス化に積極的であるにもかかわらず、
相変わらず、ソフト業者が宣伝しているにもかかわらず、
浸透率は低いように思えます。
私は、一人で仕事をしているので、逆に紙を扱うことを極力避けています。
しかし、取引先が紙でやり取りしている以上、どうしてもセブンイレブンに駆け込んで、マルチコピーで出力する羽目になっています。
なぜ、ペーパーレス化が進まないのでしょうか。
仕事のサボったリングが浮き出てくる
ペーパーレス化とは、いままで紙でやり取りしたものを、データ化して違うデバイスで記録を残したり確認したりすることです。
例えば、法人税や所得税の確定申告書を例に考えてみます。
手書きで申告書を書いていた時代を考えれば、今は十分機会化しているのですが、最終的に紙に出すことで、最後には自署押印ということで、字を書くという作業が残っていました。
経費精算なども、Excelで入力して紙に出すのですが、提出先で、その紙にチェックマークを入れたり、コメントを書いたりして、やっぱり、手書きで文字や数字を書く作業で、締めくくられています。
ペーパーレス化とは、この最後にやる「手書きの作業」を完璧になくすことです。
しかし、この「手書きの作業」で、きちんと入力できなかったことを補完しているため、どうしても、なくすことができません。
はい、業務の途中で、なんとなくぼやかしていたことを、最後に手書きで辻褄を合わせるという、「仕事のサボったリング」がここで浮かび上がってきます。
やらなくていい仕事があぶり出される
また、経費精算を例に考えます。
担当者が旅費精算をします。Excelで行き先や料金を入力します。紙に出します。
今度は、その紙で総務部でチェックします。わざわざ、ジョルダンなどで、再確認します。不備がある場合、申請書を担当者に差し戻します。そして、担当者はExcelを直して、また、紙を出力します。
次に、支払に回します。
紙に印刷された数字を、今度は現金払出しのための仕訳として入力します。そして、受領書を書いて、用済みになった紙たちは、ファイリングされます。
ここで、3人の手が働いていますが、ペーパーレス化にすれば、二人、いや、金額チェックも自動で行えば、担当者一人で旅費精算が完了するのです。
ちょっと、暴挙かもしれませんが、技術的にそれは可能になります。
ペーパーレス化で、やらないですむ仕事をなくすことができて、逆にやらなければならないことに、人的リソースを投入することができのです。
結局臭いものにフタをする
このように、いい事ずくめなのに、なぜか、進まないペーパーレス化。
おそらく、今まで自分たちの仕事に残っている、「サボったリング」がバレるのを恐れているのかもしれません。
いままでやってきた仕事が不要になり、自分の居場所が職場になくなることも恐れているのかもしれません。
この恐れから、先延ばし、いや、見たくないものをフタをするような行動になっているケースが多いのではないかと考えます。
ペーパーレス化とは、今までスルーしてきた仕事の垢を、こそぎ落とすことです。
仕事のサボったリング、きれいにしたら、意外と気持ちが晴れやかになるので、やってみませんか。
