国道沿いにあるラーメンチェーン店にて。どんな人でもオーダーできる工夫が。
経理事務をやっていると、現場や営業の方、そして社長にお願いすることが多いです。
「請求書の金額がズレてます。先方に確認していただけますか。」
「社長、仮払金の精算がまだ終わっていません。お手隙の時（とにかく、今すぐ！）、残金を戻してください。」などなど。
挙げたらきりがないです。
毎回お願いするこちらも、言われる相手も、いい気持ちがしません。
なぜなら、互いに相手の状況を知らないからです。
なぜ、何回も同じことをお願いするのか
私も経験がありますが、同じお願いを繰り返す相手は、大抵きまっています。
一回のお願いで、理解していただける方とそうでない方の違いは、その人の考え方によって異なるのでしょう。
経理から言われたとき、すぐに対応できる人は、相手のことをよく見ているので、自分のスタンスを変更することができます。
しかし、それが苦手な人もいらっしゃるわけで、経理からのお願いが、突然、石を投げられたような感情を持ってしまうのです。
※経理の辛さは、経理しかわからない。
そのような方は、経理のお願いごとの真意を理解しないまま、その場限りの対応しかしていただけません。
経理の言い方が悪いのではなく、ただ、互いに、他者との関わり方を柔軟に変化できないだけ。その事実があるだけなので、けっして自分が悪いと思わないようにしていただきたいです。
相手に理解してもらうことを期待しない
経理の壁という、視野を遮るものがあるとすれば、壁を取り払えばいいのかもしれません。
いや、どうみても、経理の仕事を見てもらっても、笑顔で引き受けてくれるとは思えません。
※ガラス張りでも、OKと引き受けてくれるとは限らない。
問題は、経理の仕事を隔てるものが、ブロック塀なのかガラス張りなのか、関係ないように思えるのです。
相手が、経理に理解を持ってもらえなければ、何をやってもだめなのでしょうか。
ものには、限度があるので、あまりにも理解してもらえないのであれば、相手の行為に頼った依頼の仕方は、しないほうがいいのかもしれません。
情報量、工程数を極力少なくする
そこで、以前ワクチン接種後に15分待機してほしい旨を説明された際の、ツールがこれでした。
※タイマーと待機してほしい旨だけを書いた用紙。
物理的に時間がくると、音が鳴るタイマー。そして、1枚のその後について、まとめた用紙だけ。
もし、待機する必要があるのかを、事細かに説明していたら、相手にとって必要以上の情報量を与えてしまう可能性があります。
A4用紙1枚で、簡潔にまとめられた情報量であれば、過不足なく相手に伝えることができます。
こちらからお願いするときは、このように、相手にとって必要な情報が何なのか、よく見極めて、伝える必要があります。
経理のことを理解してもらおうと思わず、A4の紙にまとめられる情報量だけ、淡々と伝えるのです。
そして、同じことをやっていただくけど、相手の数だけ伝え方があると思っていただけるといいのかもしれません。
