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Notionを使って組織に取り入れる際、気を付けること

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Notionの日本語版がリリースされて、多くの方々が導入されるようになりました。

 

現在、スマホのアプリ、タブレットでのアプリ、パソコンのブラウザと、デバイスをまたがって、

一つのアカウントを使えるようになっています。

 

これは、非常に便利なことと思うのですが、導入する組織のタイプによって、Notionほど使いにくいものはない、と紙に戻されるケースも出てきています。

 

せっかく、多機能であり、融通の効くnotionが、不評に終わってしまうのは、勿体無いことです。

では、どこに気をつけたらいいのか、整理してみます。

 

 

目次

企業といった環境が統一されている場合

 

notionの導入で、成功させているところは、会社組織など、企業でよく事例が報告されています。

 

おそらく、

・ITやDXと言われる仕事環境が整っていること。

・導入の際、担当者が明確になっており、メンテナンスを責任もって行われていること。

・業務分担がはっきりしており、進捗を報告する人、管理する人がはっきりしていること。

・状況の変化をいち早く、把握しておきたいという、企業としては当然な欲求をしっかりもっていること。

など、組織として成熟しているところこそ、このnotionの良さが発揮できているのです。

 

 

参加者によって、環境が異なる場合

 

では、そうではない組織や集団の場合、どのような問題があるのでしょうか。

 

具体的には、学校のPTA、ボランティア活動など、バックグラウンドが多岐に渡る集団では、

notionをうまく使いこなせていないケースが散見されています。

 

・人によっては、パソコンをもっていない。

・本業がさまざまであること(おうちで商売されている方、会社員、経営者、主婦など)

・もちろん、もっているIT機器も千差万別

・もれなく、IT知識も人それぞれ

 

このように、環境が整っていないところでは、notionの良さを知ることは難しいようです。

 

以前、このような集団で、notionを導入しました。

その時のことを、ブログにも掲載しています。

父母会で感染対策を徹底する方法 LINEとNotionの併用術

新しいことを導入するときに出てくる反対勢力対策 Notion導入の方法

 

この時、思ったのは、一部の界隈で便利とされているNotionといえども、時と場所によっては、

不便になる可能性が大きいということです。

 

導入する時は、これほど便利なものはないと思っても、パソコンを利用しない人からみたら、

今までの紙でやってもらったほうがよかったという意見もあり、

新しいことを取り入れる難しさを痛感したのです。

 

今思うと、パソコンを利用しない人にとっては、Notionはおもしろくないものであり、

疎外感を与えてしまっていたことに、反省した次第です。

 

 

デバイスによって、使い方を分ける運用を取り入れる。

 

今の段階では、さまざまなデバイスで、情報共有することは、効率的ではありません。

なぜなら、デバイスごとに、一目で表示される情報量が違っているため、

どうしても、スマホでしか閲覧できない人は、気づかないことが多いのです。

 

デバイスの差を意識したページづくりは、もちろん必須であり、

notion以外のツールを組み合わせて、互いに補完し合うような仕組みを作るしか、ありません。

 

ここで、デバイスごとの使い方をYouTubeで解説させていただきました。

 

これからの時代、ますます、環境による差が大きく開いていくことになるでしょう。

便利なツールを、同じような環境の中で使い倒せる人が、どんどん情報を得やすくなっていくでしょう。

かつては、有力者や顔の広い人が声を上げて、皆をまとめていた存在も、時代と共になくなっていくでしょう。

 

しかし、そうではない、千差万別な人が集まった集団でも、同じように共通理解を進めることは、とても大切です。

また、さまざまなバックボーンを持った人が集まっているからこそ、Notionの良さを活用したいと思うのです。

 

一つの組織に、一つのシステムを導入するとき、業務フローを全部洗い出して、

新たに作りこむようにしないと、難しいということです。

これは、notionに限ったことではなく、全てに通じることなので、システム導入する時は、それだけの覚悟をもって取り組むようにしたいものです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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