新しいことにチャレンジするときや業務改善で気をつけていること

新しいことにチャレンジするとき、私は水泳競技での戦い方を参考にしています。

チャレンジとは、戦いであるわけです。

でも、それは、人より抜きん出て、勝ちを取りに行く戦い方ではありません。

チーム戦でもなく、あくまで自分との戦い方になります。

戦うって、どういう意味？

ゴール設定はどうすればいい？

実は、私は、この話を業務改革を進めるときにも、参考にしています。

「もう一度やりなおし」よく言われた社会人1年目

学生時代、課題提出でいつも普通の成績を取ってきた私。

先生から絶賛されたことは、ほぼ皆無です。

理由は簡単。

とりあえず、提出の条件を最低限キープしてきたから。

提出したあと、褒められて他の学生の前で、評価を受けたことはまずありません。

このような課題の作り方は、現状維持以下であり、

授業で得たことを、形にしないまま時が過ぎています。

今思えば、もったいないことをしていました。

その後、社会人になり、評価してくれる人が、先生から生徒に変わったとき、評価されない現実に目の当たりにします。

上司からも、「これじゃ、足りない！やりなおして」と言われることも何度かありました。

優秀じゃなかった学生時代を過ごした私は、

社会人になって苦労し、なにくそと発奮するために、会計の世界に飛び込んだ私は、

仕事をする上でのゴール設定を、少し違うところに移動させてみました。

このとき、意識したことは、ただ提出するところにゴールにしないということでした。

提出して帰ってくるところまでに設定し、スムーズに上司とのキャッチボールが簡素化するようにしたのです。

これに気づくのに、数年かかっております。

競泳レースのゴール練習

人は、何か悩むとき、過去の成功体験に立ち戻るとよいそうです。

この仕事のゴール設定に悩んでいた時、競泳のトレーニングで、レースのゴールタッチの練習をしていたことを思い出しました。

当時のコーチから言われたことが次のとおりでした。

 

「レースのゴールは、タッチしたあと、電光掲示板をチェックするところに設定せよ」

 

ゴールの壁にタッチするところに設定すると、ふしぎと直前に流し泳ぎをしてしまいます。

こうなると、零コンマ数秒の戦いで、当然負ける側になります。

ゴールのタッチ板に手を付けるところで、意識をすると指先さえ触れればOKを思い、勢いよく壁に突進することがなくなります。

そこまで泳いできた惰性でタッチすれば、指先チョンでゴールします。

 

しかし、電光掲示板を目視するところにゴール設定すると、いち早く電光掲示板を見ようとするので、壁に激突するように、ゴールします。

この方法でゴールすると、ゴールタッチしたあとのスピードが落ちず、全身壁にへばりつくようにゴールします。

そうすると、指先ゴールと違い、段違いにタイムが早くなるのです。

 

競泳は、タイムレースであり、スピード競争です。

レースの招集から、ゴール後の電光掲示板を目視するまでのイメージを、何回もなぞって脳内トレーニングしています。

これは、仕事にも通じているのではないかい。

そこに気づいた私は、自分の仕事以外にも、業務改善を進めるうえで、ゴール設定を他の誰よりも広く設定するようにしています。

依頼される人が決して気が付かないところに、広くゴール設定をすることで、

業務改善の目標達成率は格段と上がるのです。

 

つまり、システムを入れて、工数を減らすことにゴール設定をせず、

そのさきの、空いて生まれた時間で何を産み出すか、未来の到達点に設定するのです。

このゴール設定のやり方は、実際に予定と違ったアプローチになったとしても、

最終目標が達成すればOKになります。

各論で失敗しても、大義で成功であれば、業務改善を進めるうえで、心の余裕がまったく変わります。

ゴール設定は、目先の結果ではなく、そのさきの未来に据えること。

これが、改革を進めたり、新しいことにチャレンジするときのゴール設定の肝なのです。

経理×Notionでのゴール設定とは

簿記を主流にした業務を進める経理・会計人は、特殊な仕事の進め方をします。

普通、仕事とは、結果を出せばOKです。

でも、経理会計のしごとは、人やシステムを疑うのが仕事であるため、通常のゴール設定とは違う、想像しがたいところに設定しています。

今、実際にシステムで出てきた結果を、簿記のしくみで再チェックしているのです。

それは、ゴール設定が、揺るぎない正しい数字であることに置かれています。

ただ、入力しただけでは、必ずしも正しいとは限らないことを知っています。

それぞれの科目の数字の根拠を、いろんな角度からチェックしていきます。

まるで、プラグラミングのバグを、手作業で探すようなイメージです。

たいていの業務効率化は、入力するところでゴール設定がされています。

入力後の結果は、正しいものという、性善説の発想です。

でも、経理・会計人は、性悪説で仕事をしています。

上がってきた数字は、必ずズレているものととらえ、チェックを重ねていきます。

現場サイドの人の効率化と、バックオフィスとくに、経理系の効率化は、全く持って思考が違うのです。

 

経理での効率化は、このチェック作業をいかに工数を減らすかが命となります。

そのために、入力前の段階から設計しないと、経理の効率化は実現しません。

現場サイドで懸命に作った効率化が、経理の理由で却下させることもあり、

その逆で、現場の効率化のために、経理へのしわ寄せが生じてしまったりしています。

今までのケースだと、たいてい経理にしわ寄せがいく業務効率化がほとんどでした。

でも、本当の業務効率化は、経理の効率化であり、それがみんなにとって、本当の効率化をもたらす福音になるはずです。

 

今、進められている業務効率は、本当にいい効率化でしょうか。

だれかにしわ寄せがいく効率化は、みんなのためになりません。

ゴール設定を、目に見える場所にせず、自分からは見えない場所に設定してこそ、本当の業務改善が実現します。

 

ゴール設定は、ゴールタッチではなく、そのさきの電光掲示板の目視へ。

オリンピック、パラリンピックの競泳選手のゴールシーンを、今一度見てください。

彼らの激闘から、学ぶことがあるでしょう。