経理センスを磨くなら、決算を自分でやろう　法人決算の手順

もう、個人の確定申告が終わっていますが、今は、絶賛3月決算の会社が、決算に追われている時期です。

会計事務所に依頼するケースが多い中、自分で決算をするときのコツをまとめてみました。

決算とは、貸借対照表を正す作業です。

実は、損益計算書って、一発で正しい数字を出せないことをご存知でしょうか。

売上を入れ忘れた。経費をダブルで登録してしまった……。

いろんなケースがあります。

また、税法チェックによって、数字が動くことも。

今は、消費税が複雑になっているので、納税金額までズレるなんてざらです。

会計事務所で、よくやる決算チェックは、法人税の科目内訳書を作成しながらやっていきます。

ただ、会計ソフトの残高数字を転記するだけではチェックになりません。

現実の世の中にある実際の帳票の数字と、会計ソフトの残高があっているか確認することが目的です。

正直、この科目内訳書については、私達現場経理の人が作る必要はないと思います。

でも、このチェックをする工程だけは、会計事務所任せにするリスクが非常に高く、知らないうちに、不都合な処理をされていても、気が付かないことがあるのです。

自分の身を守るためにも、勘定科目チェックをしていくようにしましょう。

ここで、私は、Notionのデータベースを活用しています。

• 帳票の画像
• 帳簿残高
• 実際の金額
• 特筆事項の記録

これらをひとつのフィールドに保存し、他の科目といっしょに一覧で見ることができるのは、Notionだけです。

そのまま、来年の決算に前年比較をしながら進められる利点もあります。

さっそく、私がやる決算を一緒に見てみます。

決算手順は、貸借対照表の順番で行う

貸借対照表の上「現金」から始める

まず、Notionにひとつのページを作ります。

そして、空のデータベースを作ります。

こんな感じです。

ここには、自分たちの貸借対照表の科目を、上から順番にデータを作ります。

会計ソフトの残高試算表で、貸借対照表を見ながら、データの枠を作ります。

そして、順々に決算項目を入力していきます。

現金には、出納帳の決算日の残高が見えるものをPDF化しておきます。

普通預金など、金融機関のものは、決算日の通帳に記載している残高がわかるところを、PDF化します。
（基本的には、残高証明書を原票とします）

ステータスは、数字が一致して、資料すべてアップできた科目から「完了」に変えていきます。

これが、結構気持ちがいい。

そして、決算時の特別な事情がある科目については、必ずメモを残します。

こうやって整えていくと、実際に添付しようとすると、台帳が不完全だったことに気づきます。

資産台帳に、金額など入力していません。

ここで、慌てずに、しっかりと台帳の体裁を整えていきます。

決算のときは、時間との勝負。優先順位が低いものは適当にしているので、だいぶ抜けていることがあります。

この決算チェックは、主に帳票をきれいにして、決算仕訳に漏れがないか確認するためにやると同時に、来年の決算で、どこから手をつけたらいいのか、すぐに取り掛かるようにします。

貸借対照表が固まったら、収入の確定に入る

次に、チェックするのは収入の金額です。

NPO法人などの公益法人の場合、会員台帳と会費、入会金の内訳がピッタリ合っているか確認します。

私は、会員マスターDBをもとに、会費台帳をリレーションで作っています。

そのNotionページのリンクを、電子帳票リンクとして貼っておきます。

Notionで決算をやる利点はここです。情報が一箇所にあるので、作業するときのストレスがありません。

事業収入は、売上台帳のページリンクを貼ります。

最後に、共通費按分についてメモを残します。

そして、会計ソフトの設定画面のスクショもアップしておきます。

最後に、総勘定元帳をPDF化にして、こうやって、数字をかためたら一旦終了です。

あとは、法人税と消費税を計算し、確定申告書を作成するときに、必要な項目を付け足していきます。（租税公課の内訳など、別表に必要な情報も残していく）

税務の記録については、自社で確定申告をしている会社以外は、会計事務所が行います。

そうなれば、会計事務所にこの確定情報を共有することで、スムーズに申告まで進めることができます。

決算は終わりではなく、新たな始まりのスタートです

ここまでする必要がある？

そう問われたら、私は胸を張って「はい」と答えます。

会計ソフトを開けば、すぐに情報があるから必要ないと言われたら、そうなのかもしれません。

でも、クラウド会計も含め、来年に会計ソフトがきちんと稼働しているかどうか、不確かでもあるのです。

電子帳簿保存法により、会計ソフトに入ったままでも大丈夫になりましたが、ソフトのサブスク支払ができず、いざというときに開けない（freeeはそうでした）こともありえます。

いつでも、決算資料をいつでも出せるようにしておくのも、経理のりっぱな仕事でもあります。

あと、決算メモを記録するうえで、一番効果があるものがあります。

それは、次の年の経理業務の改善をしたくなるというものです。

なぜ、スムーズに決算の数字が固まらなかったのか、決算中にその原因はすぐにあぶり出されます。

そうなったら、次の年から2度と同じ失敗がおこらないように、間違いリスクを徹底的に排除するやり方に変わっていきます。

 

今回、私は小規模のNPO法人の決算をやりました。

去年の決算では、実はこの決算メモを残さず、申告や行政への提出をしていました。

今回は、すべて記録に残し、いつでもNotionのアカウントを引き継げるようにしておきます。

これが、経理の仕事をするうえで、一番失敗リスクを抑えることができ、日頃の経理処理が、決算をイメージして無駄なことをしなくなってきます。

この、無駄な動きをするかしないかが、経理業務のセンスと私は呼んでいます。

忙しくて、そこまで手が回らないと思われるかと。

でも、このメモを作りながら決算をすれば、先を見通す仕事ができるようになります。

参考になればうれしいです。