ITではなく、DX化を推進したい　経理の現場からの報告

会計事務所の仕事をしていると、いつも思うこと。

紙やPDFデータを、仕訳データに直すツールに、いろんなコストが掛かっている……。

この問題をクリアしないと、本当のDX化は難しいのではと思うのです。

デジタル化＝PDFデータだと思っていませんか

どうも、会計の世界は、世間より常々遅れているものです。

Excel全盛期では、まだ紙の振替伝票や売掛買掛帳を利用している事業者は、多くありました。

そこに、Excelで現金出納帳を入力できるようになり、

売上の請求書や、支払いの請求書をExcelに入力できるのが、一般的になったのは、ここ最近のできごとのように思うのです。

それでも、まだまだ、紙で管理しているところが残っています。

そして、紙に印刷せず、PDFデータを、メールで送ることが、普通になったのも、

つい最近のように思えます。

でも、世の中は、AIがどんどん進歩してきています。

アナログな情報を仕訳デジタルデータにするために、専門ツールが使われるのは、コストを掛けられない小さな会社や事務所では、なかなかチャレンジできません。

会計の資料をつくる事業者も、せっかく頑張ってデータ化したつもりなのに、実は、本当のデータにあらず、かえって手間暇がかかってしまっている実態に、気づいていないのです。

これは、なんとかしないと、かえってデジタル化は面倒だと、違った捉え方が蔓延してしまうようで、心配しています。

デジタル化とは、デジタルのまま情報共有すること

デジタル化≠PDFやExcel

まずは、このことを、理解するところから始めましょう。

会計事務所がやる、デジタル化

事務所内の情報と、顧客情報、そして顧客の会計データのすべてを、デジタル化にしていきます。

所内のデジタル化

まずは、顧問先データ、日報、事務所タスクなどを、デジタル化を目指します。

ちなみに、名古屋の小林税理士は、以下のようにNotionで、事務所タスクをデータベース化にしています。

ここでは、かつてのExcel管理を引き継ごうと思わないようにしましょう。

Excelでの管理は、所詮紙管理の延長上にすぎず、手書きではなく、フォントで資料を作成しているものに過ぎないケースがほとんどです。

すべてデジタル化にしたあと、Excelデータを新しい仕組みに統合するようにします。

お客さん（商品）にかかる情報のデジタル化

これは、職員の日報もふくまれます。

そして、お客さんの会計データもデジタルのまま受け取れるようにします。

これには、お客さんに対しての「記帳指導」というサービスで、展開していきます。

デジタル化を指導できるようになるには、まずは所員のデジタルリテラシーをアップしておきたいもの。

それには、最初に書いた事務所内のDX化があってこそ、可能になります。

ここでは、人の手が介在するところを、極力潰していきます。

現場でおきた取引を、そのままデータとして会計ソフトに取り込むのが、一般的なDX化です。

そのために、クラウド会計ソフトと、スマホやタブレットといったツールが必須アイテムとなります。

あと、簿記のプロであればあるほど、引っかかるものがあります。

それは、紙でないと、仕訳の匂いがわからないという、感覚の慣れです。

できたら、これからは、データ化したものをチェックできるようにしておきたいです。

このデータチェック能力を高めるには、やはり、簿記を勉強していないと難しいです。

残高試算表を見て、異常値を見つけられるようになるのが条件です。

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資金を掛けないデジタル化の例

お金をかければ、とりあえず、DX化は可能です。

でも、デジタルデータから生きた情報を見つけ出せるようになるには、

不必要な機能は、極力排除します。

余計な手間や視野を、なくすのです。

デジタルデータの流れをチェックしつつ、次のポイントを抑えていきましょう。

データが生まれる場所

紙を使用せず、すべてフォームを活用します。

入力する人は、まるでアンケート用紙にポチポチ入力するような、気軽な気持ちで取り組めます。

この気軽がキーワードです。

経理に対して、敷居をいかに下げるかが肝なのです。

ここで、私たちが活用できるのが、

• Googleフォーム→Googleスプレッドシート
• TallyForm→Notionデータベース

です。

こちらは、TallyFormからNotionデータベースに個人が立て替えた経費を申請するフォームです。

データが集まる場所

そして、こちらが、Notionデータベースから見た、登録されたデータです。

集まったデータを他ソフトにインポートする

データ全体では、このようにテーブルビューでチェックします。

このデータベースは、CSVファイルとしてエクスポートができるので、

それを会計ソフトにインポートすることも可能です。

※会計ソフトにインポートするためには、会計ソフトとNotionデーターベースの科目名等の設定を一致させる必要があります。

※消費税課税事業者で、経理・会計に詳しい人がいない場合、Notionに経由せず、直接会計ソフトにデータを入力する方法をオススメしています。

エンジニアとは無縁の人でも、ここまで作れるシステム

Notionは、のちに「NotionForm」がローンチされる予定です。

より、感覚的に、データを作る環境が、徐々にできつつあります。

今回、事例で上げた立替経費申請フォームは、

唯一紙から情報をデジタルにインプットする場所は、フォームにアップするときだけです。

ITの世界では、確かにPDFファイルにしてメールで送るなど、郵送の手間がITの力で省略可できました。

DX化の世界では、それよりももっと突き進んで、データが空を飛んで、最後の出力元となるシステムに、情報が格納される世界です。

これによって、もたらされる世界は、より多くの情報を収集管理できることです。

そして、自分たちの集合知を高めることができ、新しい価値を産み出す土壌を作っていくのです。

1日でも早く、このDX化に自分たちの手で築き上げてまいりましょう。

そうすれば、次にやることが、自ずと見えてくるはずです。

ただ、システムをいれて、紙をPDFにすればいいんでしょ。

そんな時代は、もうおしまいなのです。