事業の経理をNotionだけで済ますことは、私はおすすめしていません。
経営に必要な分析に必要な、正しい資産管理に連動するにはとても不安定であり、税法チェックが難しいです。
そのため、経営を守る視点から、Notionだけで経理をまとめるリスクが高いのです。
ただ、Notionだけでもできる所得の管理があります。
今日は、その一例をご紹介いたします。
駐車場の管理もNotionで。
不動産所得の確定申告で一番めんどうなもの
確定申告が必要になる所得は、いくつかあります。
事業所得のように、個人事業主たちが売上と経費を集計すると、
一定の不動産賃料を受取、経費と減価償却費（大きな資産にかかった経費を年数に分けて毎年経費にすること）を差し引いた利益を申告するものがあります。
事業所得は、ある種ギャンブルです。
新しいことにチャレンジし、経費をかけて未来の収益に投資をすることもあります。
しかし、この不動産所得は、すでにある資産を貸し付けるだけで収入が入るものです。
人によっては、先祖代々引き継いだ資産を貸し付けることで生活している人もいるかと。
同じように売上から経費を引いた利益を申告するのですが、意味合いがまったく違うのです。
不動産所得の確定申告で、一番面倒なのが、収入の管理です。
一定期間、同じ人から同額の賃料が入ります。
しかし、契約満了などで、借りる人が入れ替わったり、預かる保証金を管理するなど、それなりに手間がかかります。
この場合、件数が少ない場合、会計ソフトよりExcel管理のほうが、わかりやすいので、おすすめしてきました。
でも、そこをNotionに集約したら、もっとわかりやすく管理できるのではと思い、Notionテンプレートをつくりました。
収支内訳の作成手順
不動産管理の肝は、「資産」「契約」「入金」の3つです。
この３つを、データーベースで管理して、リレーションなどで連携をとることで、簡単にチェックできる仕組みを考えました。
そして、ベースは国税庁が出している不動産所得収支内訳書を元に作りました。
国税庁公式HPより 令和6年不動産所得収支内訳書
そして、今回は、経費集約は含めないものにしました。
資産管理
人に貸し付けている資産の一覧をデータベースにします。
これは収支内訳書の収入内訳を模倣しています。
プロパティは、こちら。
テキストプロパティでは、物件住所や貸付面積を入力します。
リレーションで、あとで紹介する契約者dbと入金台帳を連携します。
入金台帳のリレーションにより、家賃合計、更新料、保証金が連携表示されます。
この数字は、通帳にはいってきた金額がベースとなります（現金主義）。
この金額は、Notion数式によって計算されます。3つのデータベース解説のあと、数式の紹介をいたします。
契約者管理
不動産所得で、一番たいへんなのが契約者管理です。
契約書、身分証明など重要書類も管理します。
また、いつ更新時期がくるのか、保証金がいくら預かっているのか、随時確認する必要があります。
- 契約書の種類「個人」「法人」。
これは家賃に消費税がかかるかどうかに関係します。 - 契約期間
- 貸付物件db（不動産dbをリレーション）
- 賃貸料月額
- 保証金
- 契約日
- 連絡先
これらは、賃貸契約書に基づいて転記します。
また、保証人情報もプロパティで設定しておくといいでしょう。
そして、契約書などの重要書類をPDFにしてファイルアップロードしておきます。
これで、ここさえ見たら、契約者の情報がすべて把握できるようにします。
入金管理
不動産賃貸の命。家賃収入管理です。
入金が途切れたら、家主として回収しなければなりません。
その初動動作をいち早くするために、この入金台帳は一番大切とも言えます。
通帳に入ったら、即、この入金台帳に記録します。
- 入金日
- 支払った人
- 金額
- 物件名（不動産dbからのリレーション）
- 入金タイプ「家賃」「更新料」「保証金」
3つのデータベースをリレーションで連携
３つのデータベースを連携することで、収入内訳がリアルタイムで仕上がっていきます。
１年に一度、まとめて集計するより、負担はずいぶんと軽くなるでしょう。
Notion数式により、入金金額を合計する
そして、最後は、入金金額の合計値を表示する方法です。
Notion数式を利用します。
これは、入金台帳から数値を抽出し、計算する方法をとります。
私はNotionAIで、数式を書いてもらいました。
まず、入金台帳をもう一度ご覧いただきます。
家賃収入には「家賃」「更新料」「保証金・敷金」があります。
それぞれ、セレクトプロパティでマークしています。
こちらを元に、不動産dbに数式プロパティを設定し、合計値を表示させます。
家賃合計は、こちらです。
更新料は、更新時期ごとに入金されます。
保証料は、契約ごとに入金されます。
入金ベースで表示させます。
これにより、収入内訳が完成します。
貸付物件が少ない場合、Notionがおすすめ
いままでは、Excelで集計したものを元に、確定申告をオススメしていました。
また、年配の方にはノートに集計してもらうようにしていました。
でも、Notionだとこの管理が楽になります。
管理の大変さは、毎月の入金と年に一度の集計、そして契約者の入れ替えです。
特に、会計事務所では、この契約者の入れ替え時のチェックが大変でした。
Notionでのデータベース管理にすることで、この管理が自動で連携することで、契約者の入れ替え時に、契約者dbに追加して、不動産dbのリレーションを組み替えればいいだけになります。
こちらのテンプレートは、YouTubeで公開しています。
ぜひ、作ってみていただければ。
