NotionデータベースとExcelの使い分け　経理・会計の現場の場合

経理や会計事務所での現場でよく使われるExcelは、だれもが使える汎用性の高いのですが、実は、人を選ぶ気難しいツールです。

Excelやスプレッドシートの表計算の使い勝手は、どのアプリを持ってきても、未だ一人勝ちです。

しかし、使用場面によっては、Notionが優れているところがあります。

今日は、NotionデータベースとExcelの違いについて、実務をしない経営サイドの方が読んでもわかるように、まとめてみました。

経理の仕事をするなら、NotionよりExcelを覚えよう

今、Notionへの注目が高まり、バックオフィスでの様々なシーンでNotion導入を検討される方が増えてまいりました。

とはいえ、まだまだ認知度は低く、Excelとの違いにイマイチわかりにくい状態でもあります。

結論から言うと、経理の仕事をするなら、まずはExcelを使いこなすことが最初の第一歩です。

経理業務に欠かせないツールである、会計ソフトは、ExcelやCSVファイルを駆使して、データの出力をしていきます。

また、会計ソフトにデータを入力する際、仕訳情報をExcelに入力し、CSVデータに変換して会計ソフトへインポート（入力）するのが、今では当たり前の入力方法になっています。

また、会計ソフトから試算表データをエクスポート（出力）して、キャッシュフローや資金繰り表を作ることができます。

 

このように、会計ソフトは、簿記に慣れていない方にとって、非常に使いづらくて意味を読み取るのに苦労するものになっています。

それを埋めるツールとして、Excelが使われており、会計ソフトも、

「できたら、自分たちでExcel加工してください」というスタンスで開発されています。

実際に、経営者にとっても、会計ソフトから印刷される試算表よりも、経理担当者が加工して作ったExcelの表のほうが、欲しい数字が見やすいのも事実かと。

このように、経理の仕事をする人、経理からの情報を見て経営判断する人にとって、Excelは手放せない必須アイテムであり、何十年もその時代が続いてきています。

Excelの弱点を、Notionが解決している話

さて、数字集計を自由自在にできるExcelですが、唯一といった弱点があります。

それは、データ管理に、人の作法が必要な点です。

一人で経理をしている場合、あまり気にすることがありませんが、チームで取り組んでいると、誰か一人がルールを守らないことで、経理全体の業務にミスを引き起こす事故が起きてしまいます。

これを、私はデジタルセンスの違いによる行き違いミスと呼んでいます。

Excelで使われているセルの色のセンス

Excelには、手で入力するものと、計算式などで自動で数字を表示させているものがあります。

その入力場所を、間違えないように、セルに色をつけることがあります。

また、先頭行をわかりやすくするために、色をつけるケースもあります。

このとき、色の彩度（鮮やかさの度合い）が強いと、数字が読みづらくなり、ミスを引き起こす原因になりかねません。

しかし、Notionの場合、デフォルトで利用できるカラーは限られています。

彩度も明度のバランスが研究され、人の目でモニター越しに見る場合、一番ストレスを感じない色が決められています。

どんな人でも、どの色を選んでも、失敗しません。

まず、Notionの凄さは、デフォルトが決められており、だれが選んでも統一感があるところにあります。

計算式の範囲指定を気を使うExcelと、気にせずにいられるNotion

Excelで現金出納帳を作成したとき、収入と支出のそれぞれの合計を計算するため、sum関数を利用します。

このとき、ついついやってしまうのが、合計計算の範囲指定を確認せず、計算を続けてしまうケースです。

また、追加行で、計算範囲から漏れるケースもあります。

これは一番痛い。

算出された計算が間違えており、この影響は計り知れません。

 

しかし、Notionデータベースの場合、この配慮は一切する必要はありません。

データの一番下にカーソルを持ってくると、計算設定の窓が表示され、クリックするだけで、計算ができます。

関数を知らなくても、だれもができることです。

間にデータが抜けていようがいまいが、データベース上にある同じプロパティの数値を集計するので、不必要な配慮はしなくてすみます。

管理方法やデータ表示にセンスなくてもNotionなら大丈夫

Excelの場合、ファイル名を決める必要があります。

フォルダの中に置く順番。処理が終わったExcelファイルの題名に「済」という文字を入れる、日付はファイル名の頭もしくは後ろに明記せよ、などなど。

その場所のルールがあって、使用する全員がそれに配慮して保存しなければなりません。

なぜなら、どこに最新の正しいファイルがあるのか、わからなくなるからです。

また、Excelの表作成にもセンスが問われます

• 数字や文字の、半角全角の指定、フォント選び
• セルの幅
• 罫線の種類、あってはならない場所まで罫線が伸びる

など、気を使うところは人の数ほどあります。

 

しかし、Notionの場合、そのような心配を一切しないですみます。

強いて言えば、データベース名くらいでしょうか。

クリックひとつで、様々な表示方法で、データを分析することができます。

操作方法に詳しくなくても、クリック一つで、様々な表示方法ができるので、使う人のセンスに頼ることはありません。

Excelだと、グラフの作り方を学習しないと、自分の知らない機能の使い方も知る機会もありません。

そういう意味で、Notionデータベースは、使う人を選ばないとも言えるのです。

Excelはデータ処理、Notionはタスクコミュニケーション

経理業務での現場では、Excelが使えないと仕事ができないシーンがたくさんあります。

また、Notionが使えなくても、影響はなさそうに見えます。

しかし、Notionデータベースの簡単な機能だけで集計できる内容なら、ExcelよりNotionでデータを管理したほうが、利用する人、チェックする人の利便性が高くなります。

Excelファイルの場合、フォルダに潜り込まないと、欲しいファイルを見つけることができません。

しかし、Notionは、共有しているページにおいておくことで、確認したい人、データを整備する人を区別することなく、最新情報に簡単にたどりつくことができます。

このあたりのNotion設計は、もしかしたらセンスが問われるかもしれません。

しかし、簡易的に作ったページに、データベースを種類ごとに配置するだけでも、Excelで起こる間違いが起こる可能性は、格段になくなります。

 

Excelはあくまで表計算であり、自由度が高い代わりに表作成やファイルの起き方に個人差が出ていまいます。

しかし、Notionは、作表自体は自由度が少ないのですが、情報共有の設定自由度が高く、いろんなパターンでシステムを組み上げることができます。

Excelは職人ツールなら、Notionは情報コミュニケーションツールです。

業務内容や目的によって、ExcelとNotionの使い分けができるようになれば、

人にやさしい経理デジタル環境が生まれます。

ぜひ、この視点で取り組んでみてください。